Nº7 - Poupe Dinheiro Directa e Indirectamente

Os benefícios da poupança de dinheiro inerentes a um sistema de software online de gestão documental podem ser vistos tanto directamente como indirectamente. Já mencionámos que ao livrármo-nos dos papéis podemos poupar bastante dinheiro em papel e produtos relacionados, mas podemos também reduzir os custos de outras formas também.

A especificidade do negócio de gestão de projecto e fiscalização de obras é “papel intensivo”, onde se têm de gerir grandes quantidades de documentos em papel e arquivá-los várias vezes ao dia, todos os dias. Se um colaborador gasta aproximadamente ½ hora por dia arquivando, pesquisando, para a frente e para trás, com papéis e projectos, isso equivaleria a cerca de 125 horas por ano (assumindo 5 dias por semana de trabalho. Se o colaborador custa à empresa cerca de €12,00/hora, são € 1.500,00 por ano gasto em tarefas tão básicas e “sem valor acrescentado” para a empresa e que podiam ser eliminados por entrar no mundo digital. Agora multiplique vezes o número de colaboradores envolvidos no processo por projecto e atingimos valores anuais consideráveis.

Como se verifica, utilizar um software online de gestão documental tem muitas vantagens sobre os métodos tradicionais de gestão de arquivos, incluindo poupanças substanciais em termos de custos, eliminação da necessidade de ter de se gerir armários de arquivos volumosos, aumento da produtividade e da eficiência, e ser uma solução amiga do ambiente.

Se quiserem saber mais, leiam sobre o software Ap4 Project Managers, uma solução de software online de gestão documental para os seus projectos e obras.

Nº6 - Os Dados Tornam-se Portáteis e Acessíveis de Qualquer Lugar

O software online de gestão documental permite que os utilizadores tenham acesso a uma biblioteca de informação durante as viagens de trabalho. Tradicionalmente, seria quase impossível transportar centenas ou mesmo milhares de documentos e arquivos durante as viagens de visita aos estaleiros de obra ou enquanto estamos fora do escritório. A partir de agora conseguimos aceder, em segurança, à inteira base de dados da empresa e seleccionar a informação necessária a cada momento, o que por sua vez significa que os nossos gestores de projecto, fiscais de obras e directores de obra, já não têm de passear as enormes pilhas de projectos e pastas de obra de uma obra para outra. Um software de gestão documental permite-nos trabalhar virtualmente em qualquer lugar, aceder a dados e ainda partilhar documentos com colegas de trabalho, equipas de projecto, e donos de obra enquanto estivermos fora do escritório.

Nº5 - Reduzir os Custos de Papel - Uma Solução Ecologicamente Correcta

O custo do papel pode aumentar rapidamente num gabinente ou departamento de fiscalização de obras, por estar instrinsicamente ligado ao sector da construção civil, um sector de informação intensiva, que gere uma quantidade sem fim de informação, quase sempre tudo impresso em papel. Deste modo, reduzindo estes custos através da mudança para um sistema de informação em formato de ficheiros digitais permite-nos acumular economias substanciais.

De acordo com um estudo da empresa RegisteredRep.com, as empresas com uma facturação entre os $ 500k e US $ 1 milhão podem economizar até US $ 40k por ano, simplesmente passando para um sistema de gestão documental. Pensem sobre as possibilidades de poupança trocando o sistema tradicional para um sistema na era digital: custos com papel, custos com tinteiros / toners, os custos de armazenamento (por exemplo, armários de arquivo, pastas), remoção de resíduos de papel, o tempo a tirar fotocópias, manutenção das fotocopiadoras e impressoras – para não mencionar os tempos gastos pelos colaboradores noutras tarefas associadas.

Como podemos ver, reduzindo a quantidade de papel utilizado, irá criar um efeito positivo a longo prazo nas margens da empresa. E, já agora, pondo de lado as economias nos custos, uma empresa sem papel é também uma empresa amiga do ambiente!

Nº4 - Fácil Acesso aos Dados - Passado e Presente

Não há comparação entre o modo "antigo" de armazenamento de documentos em prateleiras e móveis de arquivo (ou em toda a sua mesa!) e a "nova" forma de armazená-los digitalmente. A capacidade de armazenamento de documentos digitais numa única localização central, é de longe a melhor opção. Utilizando a função de pesquisa, o utilizador pode aceder a qualquer arquivo - novo ou antigo - em segundos, em vez de ter de pesquisar através de potencialmente milhares de pastas para localizar o arquivo. Quando o arquivo for encontrado, é fácil partilhar o ficheiro com outros membros da equipa ou enviar um email para um cliente. Todo o processo é simplificado.

Nº3 - Integridade de Dados e Armazenamento Seguro de Ficheiros

Um bom software online de gestão documental, tal como o software de colaboração Ap4 Project Managers, possui diversas camadas de segurança para manter os dados pessoais da sua empresa em segurança apertada. Com uma equipa de técnicos informáticos a tempo inteiro e múltiplas funcionalidades de segurança, o software online de gestão documental é uma das opções mais seguras disponíveis para qualquer empresa. Na maioria dos casos, é ainda mais seguro que o armazenamento local de documentos e de dados. Além disso, os seus dados estão protegidos contra falhas do servidor ou faltas de energia, porque existem medidas de backup para proteger contra esses tipos de falhas.

Nº2 - Aumento da Produtividade e Eficiência

A manipulação e partilha de documentos leva uma fração do tempo com a ajuda do software online de gestão documental o que, inevitavelmente, aumenta a produtividade e eficiência também. O tempo gasto na procura de documentos através de uma biblioteca de armários de arquivo é eliminado, e isso liberta tempo para que os colaboradores consigam concluir mais trabalho e, de forma efectiva, melhorar a eficiência global. Com o software de gestão documental, todos os documentos da empresa e os dados são armazenados digitalmente num único lugar, tornando-o facilmente acessível a um colaborador autorizado a partir de qualquer computador ou portátil com acesso à internet.

Nº1 - Colaboração e Partilha Online Rápida e Fácil

Ter a capacidade de partilhar documentos, rápida e facilmente, através de um espaço de trabalho online, pode ser uma ferramenta inestimável para qualquer empresa. A visualização de dados, a edição e partilha de dados digitais pode acelerar muito o fluxo de trabalho e, isso, permite que os colaboradores partilhem, enviem e recebam documentos numa fração do tempo que se gastaria para fazer a mesma coisa mas com documentos em papel. Um software de gestão documental online agiliza e acelera muito o processo de partilha e colaboração.

Sete razões para as empresas precisarem de software de gestão documental online

Os dias em que tinhamos que arquivar milhares e milhares de documentos de papel por ano em arquivos gigantescos, que ocupavam mais espaço do que a maioria dos escritórios, em breve pode ser uma coisa do passado. O motivo? ... Um bom software de gestão documental online é capaz de substituir os armários de arquivo volumosos, mas não é a sua única vantagem. O software de gestão documental pode ajudar o seu negócio a aumentar a produtividade, eficiência, reduzir custos, tornar-se mais organizado e ... a lista continuaria.

O que é, realmente, é um software de gestão documental online? Bem, em poucas palavras, é uma maneira de equipas e / ou empresas armazenar, partilhar e editar documentos digitalmente. São cada vez mais as empresas que estão recorrendo a software de gestão documental para ajudar a aumentar a produtividade e reduzir custos. Além disso, há uma pressão por parte de legisladores nos EUA e na Europa sobre legislação a exigir que os arquivos e documentos devem ser armazenados digitalmente em vez da forma tradicional.

Estamos a assistir cada vez mais em Portugal, os Donos de Obras a exigirem nos concursos, às entidades de fiscalização de obras e empreiteiros, a utilização de sistemas de comunicação e gestão documental. As empresas de fiscalização de obras e empreiteiros estão a ser obrigados a garantirem um sistema de informação onde se possa armazenar cópias digitais dos projectos e toda a informação de comunicação entre os vários intervenientes da obra, não apenas para o processo decorrente durante a execução física de um projecto, como também as vantagens no aumento da quantidade e qualidade da informação agora disponível após a recepção provisória da obra e para a respectiva gestão da instalação ou para fins de exploração e manutenção.

Hoje em dia, já assistimos algumas câmaras municipais a exigerem aos utentes que todo o processo de registo de pedido de licenciamentos de obras e respectiva entrega de documentos de projecto sejam entregues em formato digital.

Estamos, lentamente, a fazer a transição para um futuro sem papel. A razão para isso é simples, o armazenamento e a partilha digital de documentos é mais segura e mantém informações confidenciais protegidas contra utilizadores não autorizados de forma mais eficaz, através de múltiplas camadas de segurança. Além disso, ajuda a reduzir o desperdício de papel, tornando-se uma solução muito amiga do ambiente.

Existem dois tipos básicos de software de gestão de documentos: prestador de serviços de aplicativos (ASP – Application Service Provider) e cliente-servidor hospedado (instalado nos servidores locais da empresa) . Os sistemas cliente-servidor hospedados são pacotes de software que são controlados em computadores locais, enquanto o software ASP é uma solução on-line hospedado remotamente pelo prestador do serviço. Ambos os tipos têm vantagens distintas, mas um número crescente de empresas, hoje em dia, está a optar por soluções ASP ou Software-as-a-Service como alternativa. Porquê? Uma solução ASP pode fornecer uma camada adicional de segurança para proteger os dados de sua empresa, porque o prestador de serviço de software ASP (como por exemplo o Ap4 Project Managers) tem normalmente uma equipa completa de técnicos de TI e medidas de segurança avançadas que superam em muito as soluções de cliente-servidor. Além da prestação de segurança, as soluções ASP também têm a vantagem de ser capazes de aceder aos dados da sua empresa a partir de qualquer lugar onde haja acesso à Internet.

O software de gestão documental online tem muitos benefícios que podem ajudar sua empresa a atingir novos níveis de sucesso.
Vejamos 7 razões pelas quais a sua empresa precisa de considerar o uso de software online de gestão documental: