Nº7 - Poupe Dinheiro Directa e Indirectamente

Os benefícios da poupança de dinheiro inerentes a um sistema de software online de gestão documental podem ser vistos tanto directamente como indirectamente. Já mencionámos que ao livrármo-nos dos papéis podemos poupar bastante dinheiro em papel e produtos relacionados, mas podemos também reduzir os custos de outras formas também.

A especificidade do negócio de gestão de projecto e fiscalização de obras é “papel intensivo”, onde se têm de gerir grandes quantidades de documentos em papel e arquivá-los várias vezes ao dia, todos os dias. Se um colaborador gasta aproximadamente ½ hora por dia arquivando, pesquisando, para a frente e para trás, com papéis e projectos, isso equivaleria a cerca de 125 horas por ano (assumindo 5 dias por semana de trabalho. Se o colaborador custa à empresa cerca de €12,00/hora, são € 1.500,00 por ano gasto em tarefas tão básicas e “sem valor acrescentado” para a empresa e que podiam ser eliminados por entrar no mundo digital. Agora multiplique vezes o número de colaboradores envolvidos no processo por projecto e atingimos valores anuais consideráveis.

Como se verifica, utilizar um software online de gestão documental tem muitas vantagens sobre os métodos tradicionais de gestão de arquivos, incluindo poupanças substanciais em termos de custos, eliminação da necessidade de ter de se gerir armários de arquivos volumosos, aumento da produtividade e da eficiência, e ser uma solução amiga do ambiente.

Se quiserem saber mais, leiam sobre o software Ap4 Project Managers, uma solução de software online de gestão documental para os seus projectos e obras.