Sete razões para as empresas precisarem de software de gestão documental online

Os dias em que tinhamos que arquivar milhares e milhares de documentos de papel por ano em arquivos gigantescos, que ocupavam mais espaço do que a maioria dos escritórios, em breve pode ser uma coisa do passado. O motivo? ... Um bom software de gestão documental online é capaz de substituir os armários de arquivo volumosos, mas não é a sua única vantagem. O software de gestão documental pode ajudar o seu negócio a aumentar a produtividade, eficiência, reduzir custos, tornar-se mais organizado e ... a lista continuaria.

O que é, realmente, é um software de gestão documental online? Bem, em poucas palavras, é uma maneira de equipas e / ou empresas armazenar, partilhar e editar documentos digitalmente. São cada vez mais as empresas que estão recorrendo a software de gestão documental para ajudar a aumentar a produtividade e reduzir custos. Além disso, há uma pressão por parte de legisladores nos EUA e na Europa sobre legislação a exigir que os arquivos e documentos devem ser armazenados digitalmente em vez da forma tradicional.

Estamos a assistir cada vez mais em Portugal, os Donos de Obras a exigirem nos concursos, às entidades de fiscalização de obras e empreiteiros, a utilização de sistemas de comunicação e gestão documental. As empresas de fiscalização de obras e empreiteiros estão a ser obrigados a garantirem um sistema de informação onde se possa armazenar cópias digitais dos projectos e toda a informação de comunicação entre os vários intervenientes da obra, não apenas para o processo decorrente durante a execução física de um projecto, como também as vantagens no aumento da quantidade e qualidade da informação agora disponível após a recepção provisória da obra e para a respectiva gestão da instalação ou para fins de exploração e manutenção.

Hoje em dia, já assistimos algumas câmaras municipais a exigerem aos utentes que todo o processo de registo de pedido de licenciamentos de obras e respectiva entrega de documentos de projecto sejam entregues em formato digital.

Estamos, lentamente, a fazer a transição para um futuro sem papel. A razão para isso é simples, o armazenamento e a partilha digital de documentos é mais segura e mantém informações confidenciais protegidas contra utilizadores não autorizados de forma mais eficaz, através de múltiplas camadas de segurança. Além disso, ajuda a reduzir o desperdício de papel, tornando-se uma solução muito amiga do ambiente.

Existem dois tipos básicos de software de gestão de documentos: prestador de serviços de aplicativos (ASP – Application Service Provider) e cliente-servidor hospedado (instalado nos servidores locais da empresa) . Os sistemas cliente-servidor hospedados são pacotes de software que são controlados em computadores locais, enquanto o software ASP é uma solução on-line hospedado remotamente pelo prestador do serviço. Ambos os tipos têm vantagens distintas, mas um número crescente de empresas, hoje em dia, está a optar por soluções ASP ou Software-as-a-Service como alternativa. Porquê? Uma solução ASP pode fornecer uma camada adicional de segurança para proteger os dados de sua empresa, porque o prestador de serviço de software ASP (como por exemplo o Ap4 Project Managers) tem normalmente uma equipa completa de técnicos de TI e medidas de segurança avançadas que superam em muito as soluções de cliente-servidor. Além da prestação de segurança, as soluções ASP também têm a vantagem de ser capazes de aceder aos dados da sua empresa a partir de qualquer lugar onde haja acesso à Internet.

O software de gestão documental online tem muitos benefícios que podem ajudar sua empresa a atingir novos níveis de sucesso.
Vejamos 7 razões pelas quais a sua empresa precisa de considerar o uso de software online de gestão documental: