Update - Signup, Login & Invite Changes

We have an important overhaul ready to be implemented in Ap4 Project Managers on the 12^th of December at 19:00 GMT. (Our servers will be down for 5 minutes.)

What is happening?

We are substituting the use of usernames in our login page for email addresses.

The next time you login to Ap4 Project Managers simply now use your email address you signed-up with. The password maintains the same.

Why are we doing this change?

We are making the signup and invitation process simple.

Ap4 Project Managers now works as our construction community does, you can add any of your project partner companies or collaborators, and apart from using the software for free with the projects you shared with them, they will also be able to work on the same application on other projects of their own. Or, you yourself may be invited to another company´s project.

We can now support this with the use of a common denominator, your email address.

Users will be able to access and manage their own projects and projects they were invited to with just one Ap4 account.

We believe that this will allow Ap4 Project Managers to establish a market standard for construction project communication.

And… to help you further share your project we have just added unlimited user usage  to your free plan account!

Also check your new user invite button. It makes sharing your project much easier. Start inviting!

Any additional necessary steps?

None, unless you have the Ap4 Mobile Android app and / or our Ap4 Outlook pluggin installed, it will be necessary to update to the available new version found in the Android Markeplace (found here) and reinstall the new Ap4 Outlook pluggin version found inside your Ap4 User Profile page.

If you have any difficulties get in touch with our support team (support@ap4porjectmanagers.com)

What else is new?

Meanwhile we also improved our Timesheet and Gantt task functionalities in our Gantt Module.

• You can now easily log in your project resource hours and manage your resource costs.

•  You now also have the option to select the start and end date of a new gantt task or simply insert the number of days when entering a new gantt task.

Thanks!

New Prices and Plans!

Finally, there’s an application that allows you to manage construction projects easily. Saving time, maximizing resources and managing information efficiently are imperatives in a sector evermore competitive. AP4projectmanagers.com was developed thinking about these needs, with the advantage that is extremely intuitive and easy to use. As soon as you register, the application is ready to use, and as it is hosted in the cloud, there is no need for any kind of software or hardware instalation.

AP4projectmanagers.com is not just an on-demand platform for collaboration and project management for the construction sector, it’s a productivity tool that allows you to:

Collaborate in real-time with multiple companies and project teams, and determine who can access what content and information.

Have an overview of all projects in all it’s phases with our gantt charts.

Work anywhere and anytime with our mobile version for android, or our web version for ipad.

Furthermore, AP4projectmanagers.com has a variety of features that include: Dashboard, Agenda, Document Management, Meeting Minutes, Financial Plan, Daily Log Book and Punchlist modules. With the capacity to integrate with Microsoft Outlook you can add messages and files easily directly into Ap4´s platform and your project.

AP4projectmanagers.com prices start from 30€ ($43) per month for 3 projects with unlimited users or companies access.

Try it free of charge for 14 days and discover the advantages in using this groundbreaking application!

Seminar at ISEP – New Collaboration Models and Software in the AEC Industry

On the 19th of October the Engineering University of ISEP held a seminar to present Ap4 Project Managers to their civil engineering students and staff.

It was a very interesting event where we discussed the present software and comunication models made available to the AEC sector and the enormous competitive advantages in the adoption of new collaboration models brought forth by modern web  and mobile platforms.

The successful completion of construction projects demands immense multidisciplinary comunication and collaboration at various levels amongst the envolved project companies and project teams, whom sometimes find themselves spread out geographically.

Therefore, the adoption of these new technologies by the companies within the construction industry is of the utmost importance for these same companies to raise their levels of productivity and efficiency.

Why hasn´t the construction industry not yet benefited with software tools to match the ease of use in communicating that we verify today when sharing comments, photos and events with our friends in Facebook, or the ease with which tools like Dropbox give us when we need to share files with coworkers and friends?

How should we manage the immeasurable amount of emails we exchange daily with our project teams?

These were some of the questions we presented and discussed, and how web and mobile applications such as Ap4 Project Managers drives to solve these same problems through its online collaboration platform, where multiple companies and project teams can easily share, manage and access the right project information at the right time.

We loved the experience and hope to come back soon with new developments!

Roadmap 2011

É já a partir de Outubro que vamos lançar uma grande actualização do Ap4 Project Managers em que incluiremos diversas novas funcionalidades e módulos que ficarão acessíveis a todos os nossos clientes.

Apostámos em fazer do Ap4ProjectManagers a melhor ferramenta de gestão colaborativa de projecto.

O feed-back de muitos dos nossos clientes que utilizam o Ap4 nos seus projectos foi determinante para que a equipa da Apond, de forma entusiasmada e intensa,  prosseguisse com o desenvolvimento contínuo de novos módulos e funcionalidades que irão tornar mais fácil e indispensável a utilização do Ap4 para:

• Ajudar a gerir os projectos de forma fácil e intuitiva centralizando num único ponto toda a informação tornando-a disponível a todos os intervenientes a qualquer hora e em qualquer lugar;
• Resolver o chaos que representa a caixa de emails dos intervenientes num projecto;
• Fazer disparar a colaboração das equipas envolvidas num ou mais projectos;
• Duplicar a produtividade das equipas.
  

Sincronização com Ms Outlook (emails e ficheiros) Agora pode sincronizar os emails que recebe na sua caixa de correio electrónico no Ms Outlook com o módulo de comunicação do Ap4 Project Managers. Consegue guardar agora todos os emails referente ao seu projecto no Ap4 Project Managers organizado por projecto. Sincronize e todos os emails entre o Ms Outlook e o Ap4 Project Managers Sem sair do Ms Outlook, guarde os ficheiros que recebe no seu email Ms Outlook directamente nas pastas existentes no módulo de gestão documental no Ap4.

Registo de Comunicação Registe todas a entregas e distribuição de informação, documentos e mensagens do projecto com o novo Registo de Comunicação Faça a distribuição de novos ficheiros aos colaboradores do projecto e registe essa mesma distribuição Registe o envio de mensagens entre os vários membros do projecto

Gestão de Permissões através de Matrizes Para visualizar e gerir rapidamente a globalidade de permissões atribuídas por empresa, por departamento/grupo ou por utilizador criámos uma matriz de permissões de fácil leitura e gestão dos acessos referentes às pastas partilhadas no módulo de gestão documental.

Lançar Orçamentos e Autos de Medição por Empresa Permite inserir  orçamentos, de forma fácil e expedita, de acordo com a estrutura de um mapa de quantidades e preços unitários tradicional ou através da importação de ficheiros Excel. O utilizador autorizado pode também criar um orçamento global a partir de vários outros orçamentos específicos, por especialidade/sub-empreitada e/ou por empresa. A partir das quantidades do orçamento referentes aos autos de facturação,  pode-se visualizar, em cada momento, o progresso do projecto já que existe uma perfeita integração entre este módulo e o módulo de Gantt Chart.

Novo Módulo de Gantt Planear o seu projecto ou obra utilizando o Gantt Chart do Ap4 integrado com a informação do projecto: As tarefas do plano de trabalhos podem estar integradas com o mapa de quantidades inerentes ao auto de facturação; Ou seja, ao elaborar-se um auto de medição, o mesmo pode automaticamente actualizar a percentagem do progresso das tarefas no plano de trabalhos; Visualizar os plano de trabalhos por empresa, departamento ou sub-empreitada; Permite utilizar o “timeline” para relacionar a evolução do projecto com as datas de registo de fotos e documentos entregues e analisar os trabalhos Previstos Vs. Real Exportar e Importar do Ms Project

AP4 Mobile Agora, pode aceder à informação do projecto a partir do seu smartphone Android, mesmo quando se está fora do escritório , no estaleiro ou junto a outro dos intervenientes do projecto, tornou-se muito simples. Na realidade,  a partir do seu smartphone ou tablet PC Android, quer esteja online ou offline, crie, registe, partilhe e controle a informação do seu projecto e obra, em qualquer lugar e a qualquer hora. Com o Ap4Mobile, mais do que nunca, os membros das suas equipas vão estar mais envolvidos  e ligados entre si, simplificando o trabalho e trabalhando mais depressa, garantindo o sucesso de cada projecto.

Novo Interface Mais rápido e mais user-friendly. Melhorámos a velocidade de abertura das páginas Ap4 e desenhámos novos botões e tabs para tornar mais fácil a experiência de navegação do utilizador.

HPP Health Group Has Selected Ap4 Project Managers

HPP Saúde is a renowned health group in the health care sector, and Caixa Geral de Depósitos, Portugal´s largest bank, a shareholder, has selected AP4 Project Managers online construction project management and collaboration platform as an integrated system throughout the diverse stages in the life cycle of its construction projects in its ever growing number of Hospital Units.

Ap4 Project Managers will help HPP Health Group in the development of large and complex projects, such as the new Hospital of Viseu, a project in partnership with the Visabeira Group, with a 12 month completion timeline and with many stages of development that need to be carefully managed and monitored. These projects are generators of high volumes of information and therefore essential to be able to be managed in real-time, in an organized and safe structure with full archiving capabilities for such information to be readily distributed and shared by several project teams and members, amongst contractors, architects, project managers, consultants and suppliers.

SMB and Large Businesses use Ap4 Project Managers

Large companies such as HPP Health Group and SMB companies such as Maisporto Engineering Engineering have discovered what AP4 Project Managers has to offer to construction project management and engineering companies. "It's all about collaboration, not just documents."

Our customers have chosen the AP4 Platform based on many considerations as evidenced by Miguel Vaz, Founding Partner of Maisporto Engineering, about the reasons that led him to opt for AP4 Project Managers:

"Ap4 Project Managers promotes and enhances the ongoing collaboration in our projects. We centralize all project documentation and enforcement, in an organized manner, with the assurance that all available information is instantly updated and distributed by all members of the project, whether be it the architect, the project engineer, contractor, or owner, acessible from wherever they are situated.

We selected AP4 Project Managers for its rapid implementation process, ease of use, capability to work with most file types and formats and its great user interface.

We are already obtaining immediate results in using AP4, such as a reduction in errors through version controls, improved efficiency, cost reductions, and better use of our resources."

Dificuldades no Sector da Construção - “Como Gerir um Enorme Volume de Informação”

O sector da construção civil é um sector de informação intensiva que gere uma quantidade sem fim de informação.

Essa informação é variada no seu conteúdo e em permanente desenvolvimento e apresentada em diferentes formatos. Os documentos de projecto e de obra estão em constante actualização tornando-se  fundamental o registo e controlo de versões.

Esse fluxo de informação é formado por ficheiros com formatos e suportes diferentes (desde desenhos em formatos tipo dwg, dwf, pdf e mesmo ainda em papel, a cadernos de encargos, actas de reunião, fichas técnicas de todos os produtos, planos de segurança, fichas de controlo de qualidade, troca de correspondência, etc.).

Um único projecto de construção pode produzir entre 5Gb a 500GB ou mais de informação em documentos, peças desenhadas e fotografias de obra.

Reconhecidamente, a complexidade da gestão de toda a informação é aumentada quando nós enviamos e recebemos essa mesma informação através de várias vias de comunicação: via emails -com ou sem attacthments,  por fax,  por correio normal ou registado,  documentos entregues em mão - na obra, na sede ou na sucursal com e sem protocolo,  cd´s,  com a agravante de ainda de “trabalhar” com as referências internas de cada interveniente e com as dificuldades de registo e falta de protocolos de tanto informação. 

Um exemplo típico desta situação acontece quando um director de obra recebe, umas vezes, em mão, uma acta de reunião em obra, e, outras vezes recebe-as por email.  Na verdade, a pessoa que enviou o email sabe o que envia através de referências internas, mas quem o recebe tem de estar, permanentemente, a verificar ou a reconfirmar a sua qualificação.

Em nosso entender, verifica-se uma evolução muito positiva das empresas do sector da construção civil no campo da gestão documental e certificação de processos. O problema é que essas mesmas empresas tornaram-se sofisticadas em gerir a informação internamente, mas já são menos eficientes a conseguir partilhar ou a reaproveitar essa mesma informação como uma componente fundamental no sucesso de gestão de um projecto.

Como gerir este grande fluxo e volume de informação?

É necessário uma ferramenta que consiga aglomerar toda esta informação num só sítio, acessível a todos e capaz de gerir, organizar e integrar essa mesma informação.

As aplicações Ap4 são a solução, oferecendo aplicações que reúnem, num só lugar e em segurança, um conjunto de ferramentas que garantem, em tempo real, um verdadeiro controlo e visibilidade sobre todos os projectos e obras e uma eficaz distribuição e partilha da informação entre todos os intervenientes-chave.