Summer Vacations 2013

Hope all of you have had the opportunity to relax, kickback, and recharge your batteries this summer.

We have been since been working hard on pushing out our next big update on our web app set out to launch on the last week of September. The new version includes a major overhaul in terms of functionality and conceptual model. We have focused on the basics, how to organize all our project tasks and files and keep everyone together on what’s happening.

Here is a sneak preview :-)

New Files & Folders

We just made collaboration around files easier and we did some significant design improvements to the Files & Folders module. The entire uploading, editing, and sharing experience has just gotten a whole lot better!

Uploading Files 

You can now simply drag and drop multiple files directly into your Ap4 Files & Folders page. We have used HTML5. 

Folder Sharing 

Users can now view and access their project folder structure using the folder dropdown or through the folders links found at the top of the Files & Folders page. 

Folder Navigation 

Users can now view and access their project folder structure using the folder dropdown or through the folders links found at the top of the Files & Folders page. 

File Updates 

You and all your project members now know which files have been updated or are new since your last login in Ap4. 

You can now visualize which files have been shared or have comments. The share and comments buttons turn light blue when files are shared or commented. 

Check out our how-to guide for using the new Files & Folders module to manage your files. Plus, please give us your feedback, and let us know how you work with files on Ap4 internally in your company or externally with other project teams and organizations.

New version available to all users!

Thank you all for your strong support for AP4 Project Managers. We have grown and are now being used in over 46 countries worldwide in a very short period of time. The new AP4 Project Managers has formally launched today!

The release of the new version of AP4 Project Managers features a redesign, faster experience, and new features.

Since our launch, our team has taken the best of what customers loved about AP4 Project Managers, and responded with the tool we release today.

We have listened and talked to customers and have decided to focus AP4 as a task and project collaboration manager tool for the AEC market.

The new AP4 Project Managers will allow you to turn everything into a task (RFI's, Safety, Defect Issues, Files, Photos, Messages, Meeting Minute Topics). You will never again lose control over what needs to be done. Organize what needs doing and communicate with others to get it done.

Please feel free to drop us a line/tweet and let us know what you like (or don’t like) about the new Ap4 Project Managers. When you talk - we always listen and respond; your feedback is what makes AP4 Project Managers the best cloud collaboration app available for the AEC (Architecture, Engineering and Construction) sector.

Please don’t hesitate to contact us in case of questions: +351 910209370 - sales@ap4projectmanagers.com

Happy Construction Project Management!
Sincerely,

The AP4 Team

Survey Reminder! We want your feedback to keep improving

If you have questions you can reach our support team at
help.ap4projectmanagers.com

New Improved Design!

The New Version is a redesign: cleaner, faster, and more intuitive
Following a lot of great feedback, we're excited to present AP4 Project Managers in a new and improved design!

Easier navigation – AP4's main actions are now 1 click away
Accessing AP4's main features is now much easier. We moved every module's main action button into a dropdown navigation style, making them always available.

More room to visualize your project information – More space, easier to work and read!
A cleaner look and feel welcomes you in your project workspaces.

• We have organized and combined all task related modules into one working area. Your Gantt Chart, To-do List, and Calendar are now grouped together, helping you to easily move from your to-do list that help carry out the project plan to your Gantt Chart. 

• We have grouped all action buttons into dropdowns called Actions, giving you now more room for an easier navigation and more space to read your project information.

New Improved Design - AP4 Project Managers
We are never done improving AP4 Project Managers. We want to meet the future needs of our users as well and we hope that these improvements reflect how dedicated our team is to make your work smarter and better looking. Feel free to leave your comment or let us know you think in the poll bellow.

Update - Signup, Login & Invite Changes

We have an important overhaul ready to be implemented in Ap4 Project Managers on the 12^th of December at 19:00 GMT. (Our servers will be down for 5 minutes.)

What is happening?

We are substituting the use of usernames in our login page for email addresses.

The next time you login to Ap4 Project Managers simply now use your email address you signed-up with. The password maintains the same.

Why are we doing this change?

We are making the signup and invitation process simple.

Ap4 Project Managers now works as our construction community does, you can add any of your project partner companies or collaborators, and apart from using the software for free with the projects you shared with them, they will also be able to work on the same application on other projects of their own. Or, you yourself may be invited to another company´s project.

We can now support this with the use of a common denominator, your email address.

Users will be able to access and manage their own projects and projects they were invited to with just one Ap4 account.

We believe that this will allow Ap4 Project Managers to establish a market standard for construction project communication.

And… to help you further share your project we have just added unlimited user usage  to your free plan account!

Also check your new user invite button. It makes sharing your project much easier. Start inviting!

Any additional necessary steps?

None, unless you have the Ap4 Mobile Android app and / or our Ap4 Outlook pluggin installed, it will be necessary to update to the available new version found in the Android Markeplace (found here) and reinstall the new Ap4 Outlook pluggin version found inside your Ap4 User Profile page.

If you have any difficulties get in touch with our support team (support@ap4porjectmanagers.com)

What else is new?

Meanwhile we also improved our Timesheet and Gantt task functionalities in our Gantt Module.

• You can now easily log in your project resource hours and manage your resource costs.

•  You now also have the option to select the start and end date of a new gantt task or simply insert the number of days when entering a new gantt task.

Thanks!

New Prices and Plans!

Finally, there’s an application that allows you to manage construction projects easily. Saving time, maximizing resources and managing information efficiently are imperatives in a sector evermore competitive. AP4projectmanagers.com was developed thinking about these needs, with the advantage that is extremely intuitive and easy to use. As soon as you register, the application is ready to use, and as it is hosted in the cloud, there is no need for any kind of software or hardware instalation.

AP4projectmanagers.com is not just an on-demand platform for collaboration and project management for the construction sector, it’s a productivity tool that allows you to:

Collaborate in real-time with multiple companies and project teams, and determine who can access what content and information.

Have an overview of all projects in all it’s phases with our gantt charts.

Work anywhere and anytime with our mobile version for android, or our web version for ipad.

Furthermore, AP4projectmanagers.com has a variety of features that include: Dashboard, Agenda, Document Management, Meeting Minutes, Financial Plan, Daily Log Book and Punchlist modules. With the capacity to integrate with Microsoft Outlook you can add messages and files easily directly into Ap4´s platform and your project.

AP4projectmanagers.com prices start from 30€ ($43) per month for 3 projects with unlimited users or companies access.

Try it free of charge for 14 days and discover the advantages in using this groundbreaking application!

Roadmap 2011

É já a partir de Outubro que vamos lançar uma grande actualização do Ap4 Project Managers em que incluiremos diversas novas funcionalidades e módulos que ficarão acessíveis a todos os nossos clientes.

Apostámos em fazer do Ap4ProjectManagers a melhor ferramenta de gestão colaborativa de projecto.

O feed-back de muitos dos nossos clientes que utilizam o Ap4 nos seus projectos foi determinante para que a equipa da Apond, de forma entusiasmada e intensa,  prosseguisse com o desenvolvimento contínuo de novos módulos e funcionalidades que irão tornar mais fácil e indispensável a utilização do Ap4 para:

• Ajudar a gerir os projectos de forma fácil e intuitiva centralizando num único ponto toda a informação tornando-a disponível a todos os intervenientes a qualquer hora e em qualquer lugar;
• Resolver o chaos que representa a caixa de emails dos intervenientes num projecto;
• Fazer disparar a colaboração das equipas envolvidas num ou mais projectos;
• Duplicar a produtividade das equipas.
  

Sincronização com Ms Outlook (emails e ficheiros) Agora pode sincronizar os emails que recebe na sua caixa de correio electrónico no Ms Outlook com o módulo de comunicação do Ap4 Project Managers. Consegue guardar agora todos os emails referente ao seu projecto no Ap4 Project Managers organizado por projecto. Sincronize e todos os emails entre o Ms Outlook e o Ap4 Project Managers Sem sair do Ms Outlook, guarde os ficheiros que recebe no seu email Ms Outlook directamente nas pastas existentes no módulo de gestão documental no Ap4.

Registo de Comunicação Registe todas a entregas e distribuição de informação, documentos e mensagens do projecto com o novo Registo de Comunicação Faça a distribuição de novos ficheiros aos colaboradores do projecto e registe essa mesma distribuição Registe o envio de mensagens entre os vários membros do projecto

Gestão de Permissões através de Matrizes Para visualizar e gerir rapidamente a globalidade de permissões atribuídas por empresa, por departamento/grupo ou por utilizador criámos uma matriz de permissões de fácil leitura e gestão dos acessos referentes às pastas partilhadas no módulo de gestão documental.

Lançar Orçamentos e Autos de Medição por Empresa Permite inserir  orçamentos, de forma fácil e expedita, de acordo com a estrutura de um mapa de quantidades e preços unitários tradicional ou através da importação de ficheiros Excel. O utilizador autorizado pode também criar um orçamento global a partir de vários outros orçamentos específicos, por especialidade/sub-empreitada e/ou por empresa. A partir das quantidades do orçamento referentes aos autos de facturação,  pode-se visualizar, em cada momento, o progresso do projecto já que existe uma perfeita integração entre este módulo e o módulo de Gantt Chart.

Novo Módulo de Gantt Planear o seu projecto ou obra utilizando o Gantt Chart do Ap4 integrado com a informação do projecto: As tarefas do plano de trabalhos podem estar integradas com o mapa de quantidades inerentes ao auto de facturação; Ou seja, ao elaborar-se um auto de medição, o mesmo pode automaticamente actualizar a percentagem do progresso das tarefas no plano de trabalhos; Visualizar os plano de trabalhos por empresa, departamento ou sub-empreitada; Permite utilizar o “timeline” para relacionar a evolução do projecto com as datas de registo de fotos e documentos entregues e analisar os trabalhos Previstos Vs. Real Exportar e Importar do Ms Project

AP4 Mobile Agora, pode aceder à informação do projecto a partir do seu smartphone Android, mesmo quando se está fora do escritório , no estaleiro ou junto a outro dos intervenientes do projecto, tornou-se muito simples. Na realidade,  a partir do seu smartphone ou tablet PC Android, quer esteja online ou offline, crie, registe, partilhe e controle a informação do seu projecto e obra, em qualquer lugar e a qualquer hora. Com o Ap4Mobile, mais do que nunca, os membros das suas equipas vão estar mais envolvidos  e ligados entre si, simplificando o trabalho e trabalhando mais depressa, garantindo o sucesso de cada projecto.

Novo Interface Mais rápido e mais user-friendly. Melhorámos a velocidade de abertura das páginas Ap4 e desenhámos novos botões e tabs para tornar mais fácil a experiência de navegação do utilizador.

HPP Health Group Has Selected Ap4 Project Managers

HPP Saúde is a renowned health group in the health care sector, and Caixa Geral de Depósitos, Portugal´s largest bank, a shareholder, has selected AP4 Project Managers online construction project management and collaboration platform as an integrated system throughout the diverse stages in the life cycle of its construction projects in its ever growing number of Hospital Units.

Ap4 Project Managers will help HPP Health Group in the development of large and complex projects, such as the new Hospital of Viseu, a project in partnership with the Visabeira Group, with a 12 month completion timeline and with many stages of development that need to be carefully managed and monitored. These projects are generators of high volumes of information and therefore essential to be able to be managed in real-time, in an organized and safe structure with full archiving capabilities for such information to be readily distributed and shared by several project teams and members, amongst contractors, architects, project managers, consultants and suppliers.

SMB and Large Businesses use Ap4 Project Managers

Large companies such as HPP Health Group and SMB companies such as Maisporto Engineering Engineering have discovered what AP4 Project Managers has to offer to construction project management and engineering companies. "It's all about collaboration, not just documents."

Our customers have chosen the AP4 Platform based on many considerations as evidenced by Miguel Vaz, Founding Partner of Maisporto Engineering, about the reasons that led him to opt for AP4 Project Managers:

"Ap4 Project Managers promotes and enhances the ongoing collaboration in our projects. We centralize all project documentation and enforcement, in an organized manner, with the assurance that all available information is instantly updated and distributed by all members of the project, whether be it the architect, the project engineer, contractor, or owner, acessible from wherever they are situated.

We selected AP4 Project Managers for its rapid implementation process, ease of use, capability to work with most file types and formats and its great user interface.

We are already obtaining immediate results in using AP4, such as a reduction in errors through version controls, improved efficiency, cost reductions, and better use of our resources."

Dificuldades no Sector da Construção - “Como Gerir um Enorme Volume de Informação”

O sector da construção civil é um sector de informação intensiva que gere uma quantidade sem fim de informação.

Essa informação é variada no seu conteúdo e em permanente desenvolvimento e apresentada em diferentes formatos. Os documentos de projecto e de obra estão em constante actualização tornando-se  fundamental o registo e controlo de versões.

Esse fluxo de informação é formado por ficheiros com formatos e suportes diferentes (desde desenhos em formatos tipo dwg, dwf, pdf e mesmo ainda em papel, a cadernos de encargos, actas de reunião, fichas técnicas de todos os produtos, planos de segurança, fichas de controlo de qualidade, troca de correspondência, etc.).

Um único projecto de construção pode produzir entre 5Gb a 500GB ou mais de informação em documentos, peças desenhadas e fotografias de obra.

Reconhecidamente, a complexidade da gestão de toda a informação é aumentada quando nós enviamos e recebemos essa mesma informação através de várias vias de comunicação: via emails -com ou sem attacthments,  por fax,  por correio normal ou registado,  documentos entregues em mão - na obra, na sede ou na sucursal com e sem protocolo,  cd´s,  com a agravante de ainda de “trabalhar” com as referências internas de cada interveniente e com as dificuldades de registo e falta de protocolos de tanto informação. 

Um exemplo típico desta situação acontece quando um director de obra recebe, umas vezes, em mão, uma acta de reunião em obra, e, outras vezes recebe-as por email.  Na verdade, a pessoa que enviou o email sabe o que envia através de referências internas, mas quem o recebe tem de estar, permanentemente, a verificar ou a reconfirmar a sua qualificação.

Em nosso entender, verifica-se uma evolução muito positiva das empresas do sector da construção civil no campo da gestão documental e certificação de processos. O problema é que essas mesmas empresas tornaram-se sofisticadas em gerir a informação internamente, mas já são menos eficientes a conseguir partilhar ou a reaproveitar essa mesma informação como uma componente fundamental no sucesso de gestão de um projecto.

Como gerir este grande fluxo e volume de informação?

É necessário uma ferramenta que consiga aglomerar toda esta informação num só sítio, acessível a todos e capaz de gerir, organizar e integrar essa mesma informação.

As aplicações Ap4 são a solução, oferecendo aplicações que reúnem, num só lugar e em segurança, um conjunto de ferramentas que garantem, em tempo real, um verdadeiro controlo e visibilidade sobre todos os projectos e obras e uma eficaz distribuição e partilha da informação entre todos os intervenientes-chave.

Novo Website Ap4 Project Managers

O web site do AP4 Project Managers está diferente.

Mais fácil de navegar e com mais e melhor informação para os nossos clientes e visitantes.

Criamos uma nova página com as características gerais do AP4 Project Managers , adicionamos uma página com Perguntas Frequentes e uma outra página com um Guião com os primeiros passos a serem seguidos pelos nossos clientes durante a abordagem inicial ao AP4 Project Managers.

Entrem em contacto connosco para nós prestarmos quaisquer esclarecimento que porventura necessitem. support@ap4projectmanagers.com

O crescimento anual da informação vai aumentar 45 vezes mais até 2020. Estão preparados?

O sector da construção civil é um sector de informação intensiva que gere uma quantidade sem fim de informação.

Infelizmente, tudo indica que essa quantidade vai aumentar. De acordo com um estudo do IDC, International Data Corporation o crescimento anual da informação vai aumentar 45 vezes mais até 2020.

Em 2009 a quantidade de informação digital cresceu 62% em relação a 2008, ou seja, aumentou para os 0,8 zettabytes (1 zettabyte = 1024^7 = 1,180,591,620,717,411,303,424 bytes!).

Em 2010 a quantidade de infomação gerada será de 1,2 zettabtes.

O número de ficheiros, imagens, registos e outros arquivos de informação digital vão crescer 67 vezes, cada um com necessidades de gestão, segurança e protecção.

Esta é a realidade anunciada através de um novo estudo da IDC intitulado “ The Digital Universe Decade - Are You Ready?”

And are you ready? Registe-se na nossa página para agendar uma live demo do software Ap4 Project Managers e venha conhecer como o Ap4 consegue ajudar a gerir, em segurança, grandes quantidades de informação, em muitos formatos, e com contéudos em permanente alteração e multiplicidade de versões.

Nº7 - Poupe Dinheiro Directa e Indirectamente

Os benefícios da poupança de dinheiro inerentes a um sistema de software online de gestão documental podem ser vistos tanto directamente como indirectamente. Já mencionámos que ao livrármo-nos dos papéis podemos poupar bastante dinheiro em papel e produtos relacionados, mas podemos também reduzir os custos de outras formas também.

A especificidade do negócio de gestão de projecto e fiscalização de obras é “papel intensivo”, onde se têm de gerir grandes quantidades de documentos em papel e arquivá-los várias vezes ao dia, todos os dias. Se um colaborador gasta aproximadamente ½ hora por dia arquivando, pesquisando, para a frente e para trás, com papéis e projectos, isso equivaleria a cerca de 125 horas por ano (assumindo 5 dias por semana de trabalho. Se o colaborador custa à empresa cerca de €12,00/hora, são € 1.500,00 por ano gasto em tarefas tão básicas e “sem valor acrescentado” para a empresa e que podiam ser eliminados por entrar no mundo digital. Agora multiplique vezes o número de colaboradores envolvidos no processo por projecto e atingimos valores anuais consideráveis.

Como se verifica, utilizar um software online de gestão documental tem muitas vantagens sobre os métodos tradicionais de gestão de arquivos, incluindo poupanças substanciais em termos de custos, eliminação da necessidade de ter de se gerir armários de arquivos volumosos, aumento da produtividade e da eficiência, e ser uma solução amiga do ambiente.

Se quiserem saber mais, leiam sobre o software Ap4 Project Managers, uma solução de software online de gestão documental para os seus projectos e obras.

Nº3 - Integridade de Dados e Armazenamento Seguro de Ficheiros

Um bom software online de gestão documental, tal como o software de colaboração Ap4 Project Managers, possui diversas camadas de segurança para manter os dados pessoais da sua empresa em segurança apertada. Com uma equipa de técnicos informáticos a tempo inteiro e múltiplas funcionalidades de segurança, o software online de gestão documental é uma das opções mais seguras disponíveis para qualquer empresa. Na maioria dos casos, é ainda mais seguro que o armazenamento local de documentos e de dados. Além disso, os seus dados estão protegidos contra falhas do servidor ou faltas de energia, porque existem medidas de backup para proteger contra esses tipos de falhas.

Sete razões para as empresas precisarem de software de gestão documental online

Os dias em que tinhamos que arquivar milhares e milhares de documentos de papel por ano em arquivos gigantescos, que ocupavam mais espaço do que a maioria dos escritórios, em breve pode ser uma coisa do passado. O motivo? ... Um bom software de gestão documental online é capaz de substituir os armários de arquivo volumosos, mas não é a sua única vantagem. O software de gestão documental pode ajudar o seu negócio a aumentar a produtividade, eficiência, reduzir custos, tornar-se mais organizado e ... a lista continuaria.

O que é, realmente, é um software de gestão documental online? Bem, em poucas palavras, é uma maneira de equipas e / ou empresas armazenar, partilhar e editar documentos digitalmente. São cada vez mais as empresas que estão recorrendo a software de gestão documental para ajudar a aumentar a produtividade e reduzir custos. Além disso, há uma pressão por parte de legisladores nos EUA e na Europa sobre legislação a exigir que os arquivos e documentos devem ser armazenados digitalmente em vez da forma tradicional.

Estamos a assistir cada vez mais em Portugal, os Donos de Obras a exigirem nos concursos, às entidades de fiscalização de obras e empreiteiros, a utilização de sistemas de comunicação e gestão documental. As empresas de fiscalização de obras e empreiteiros estão a ser obrigados a garantirem um sistema de informação onde se possa armazenar cópias digitais dos projectos e toda a informação de comunicação entre os vários intervenientes da obra, não apenas para o processo decorrente durante a execução física de um projecto, como também as vantagens no aumento da quantidade e qualidade da informação agora disponível após a recepção provisória da obra e para a respectiva gestão da instalação ou para fins de exploração e manutenção.

Hoje em dia, já assistimos algumas câmaras municipais a exigerem aos utentes que todo o processo de registo de pedido de licenciamentos de obras e respectiva entrega de documentos de projecto sejam entregues em formato digital.

Estamos, lentamente, a fazer a transição para um futuro sem papel. A razão para isso é simples, o armazenamento e a partilha digital de documentos é mais segura e mantém informações confidenciais protegidas contra utilizadores não autorizados de forma mais eficaz, através de múltiplas camadas de segurança. Além disso, ajuda a reduzir o desperdício de papel, tornando-se uma solução muito amiga do ambiente.

Existem dois tipos básicos de software de gestão de documentos: prestador de serviços de aplicativos (ASP – Application Service Provider) e cliente-servidor hospedado (instalado nos servidores locais da empresa) . Os sistemas cliente-servidor hospedados são pacotes de software que são controlados em computadores locais, enquanto o software ASP é uma solução on-line hospedado remotamente pelo prestador do serviço. Ambos os tipos têm vantagens distintas, mas um número crescente de empresas, hoje em dia, está a optar por soluções ASP ou Software-as-a-Service como alternativa. Porquê? Uma solução ASP pode fornecer uma camada adicional de segurança para proteger os dados de sua empresa, porque o prestador de serviço de software ASP (como por exemplo o Ap4 Project Managers) tem normalmente uma equipa completa de técnicos de TI e medidas de segurança avançadas que superam em muito as soluções de cliente-servidor. Além da prestação de segurança, as soluções ASP também têm a vantagem de ser capazes de aceder aos dados da sua empresa a partir de qualquer lugar onde haja acesso à Internet.

O software de gestão documental online tem muitos benefícios que podem ajudar sua empresa a atingir novos níveis de sucesso.
Vejamos 7 razões pelas quais a sua empresa precisa de considerar o uso de software online de gestão documental:

Lo and Behold!

Welcome!
The Ap4 Construction Platform and its connected AEC industry environment of applications launch its first of many Ap4 apps, the Ap4 Project Managers.

After a grueling, yet amazing 4 year journey, the Ap4 team has proven that we have unequal capabilities and perseverance. Now we have to prove this to our public and to you.

To our team lab techs, civil engineers, and architects who particpated in our development, I would like to say a big thankyou and congratulations.