Boas Festas!

Viva!

Este ano foi marcado por um arranque extraordinário. Chegamos ao fim deste ano com uma motivação muito forte para continuar, com entusiasmo, a melhorar o nosso desempenho.

Em nome da equipa da Apond, agradeço o Vosso interesse e apoio, expresso nas muitas sugestões que recebemos para desenvolvimento de novas funcionalidades a incluir no Ap4 Project Managers já em 2011. É com este compromisso de fazer mais e melhor que vamos encarar de frente o 2011 e lado a lado, com os nosso clientes, ajudar as empresas a tornarem-se mais competitivas e a criar novas oportunidades de negócio.

Votos de Um Novo Ano 2011 cheio de Projectos com Sucesso!

O crescimento anual da informação vai aumentar 45 vezes mais até 2020. Estão preparados?

O sector da construção civil é um sector de informação intensiva que gere uma quantidade sem fim de informação.

Infelizmente, tudo indica que essa quantidade vai aumentar. De acordo com um estudo do IDC, International Data Corporation o crescimento anual da informação vai aumentar 45 vezes mais até 2020.

Em 2009 a quantidade de informação digital cresceu 62% em relação a 2008, ou seja, aumentou para os 0,8 zettabytes (1 zettabyte = 1024^7 = 1,180,591,620,717,411,303,424 bytes!).

Em 2010 a quantidade de infomação gerada será de 1,2 zettabtes.

O número de ficheiros, imagens, registos e outros arquivos de informação digital vão crescer 67 vezes, cada um com necessidades de gestão, segurança e protecção.

Esta é a realidade anunciada através de um novo estudo da IDC intitulado “ The Digital Universe Decade - Are You Ready?”

And are you ready? Registe-se na nossa página para agendar uma live demo do software Ap4 Project Managers e venha conhecer como o Ap4 consegue ajudar a gerir, em segurança, grandes quantidades de informação, em muitos formatos, e com contéudos em permanente alteração e multiplicidade de versões.

Nº7 - Poupe Dinheiro Directa e Indirectamente

Os benefícios da poupança de dinheiro inerentes a um sistema de software online de gestão documental podem ser vistos tanto directamente como indirectamente. Já mencionámos que ao livrármo-nos dos papéis podemos poupar bastante dinheiro em papel e produtos relacionados, mas podemos também reduzir os custos de outras formas também.

A especificidade do negócio de gestão de projecto e fiscalização de obras é “papel intensivo”, onde se têm de gerir grandes quantidades de documentos em papel e arquivá-los várias vezes ao dia, todos os dias. Se um colaborador gasta aproximadamente ½ hora por dia arquivando, pesquisando, para a frente e para trás, com papéis e projectos, isso equivaleria a cerca de 125 horas por ano (assumindo 5 dias por semana de trabalho. Se o colaborador custa à empresa cerca de €12,00/hora, são € 1.500,00 por ano gasto em tarefas tão básicas e “sem valor acrescentado” para a empresa e que podiam ser eliminados por entrar no mundo digital. Agora multiplique vezes o número de colaboradores envolvidos no processo por projecto e atingimos valores anuais consideráveis.

Como se verifica, utilizar um software online de gestão documental tem muitas vantagens sobre os métodos tradicionais de gestão de arquivos, incluindo poupanças substanciais em termos de custos, eliminação da necessidade de ter de se gerir armários de arquivos volumosos, aumento da produtividade e da eficiência, e ser uma solução amiga do ambiente.

Se quiserem saber mais, leiam sobre o software Ap4 Project Managers, uma solução de software online de gestão documental para os seus projectos e obras.

Nº6 - Os Dados Tornam-se Portáteis e Acessíveis de Qualquer Lugar

O software online de gestão documental permite que os utilizadores tenham acesso a uma biblioteca de informação durante as viagens de trabalho. Tradicionalmente, seria quase impossível transportar centenas ou mesmo milhares de documentos e arquivos durante as viagens de visita aos estaleiros de obra ou enquanto estamos fora do escritório. A partir de agora conseguimos aceder, em segurança, à inteira base de dados da empresa e seleccionar a informação necessária a cada momento, o que por sua vez significa que os nossos gestores de projecto, fiscais de obras e directores de obra, já não têm de passear as enormes pilhas de projectos e pastas de obra de uma obra para outra. Um software de gestão documental permite-nos trabalhar virtualmente em qualquer lugar, aceder a dados e ainda partilhar documentos com colegas de trabalho, equipas de projecto, e donos de obra enquanto estivermos fora do escritório.

Nº5 - Reduzir os Custos de Papel - Uma Solução Ecologicamente Correcta

O custo do papel pode aumentar rapidamente num gabinente ou departamento de fiscalização de obras, por estar instrinsicamente ligado ao sector da construção civil, um sector de informação intensiva, que gere uma quantidade sem fim de informação, quase sempre tudo impresso em papel. Deste modo, reduzindo estes custos através da mudança para um sistema de informação em formato de ficheiros digitais permite-nos acumular economias substanciais.

De acordo com um estudo da empresa RegisteredRep.com, as empresas com uma facturação entre os $ 500k e US $ 1 milhão podem economizar até US $ 40k por ano, simplesmente passando para um sistema de gestão documental. Pensem sobre as possibilidades de poupança trocando o sistema tradicional para um sistema na era digital: custos com papel, custos com tinteiros / toners, os custos de armazenamento (por exemplo, armários de arquivo, pastas), remoção de resíduos de papel, o tempo a tirar fotocópias, manutenção das fotocopiadoras e impressoras – para não mencionar os tempos gastos pelos colaboradores noutras tarefas associadas.

Como podemos ver, reduzindo a quantidade de papel utilizado, irá criar um efeito positivo a longo prazo nas margens da empresa. E, já agora, pondo de lado as economias nos custos, uma empresa sem papel é também uma empresa amiga do ambiente!

Nº4 - Fácil Acesso aos Dados - Passado e Presente

Não há comparação entre o modo "antigo" de armazenamento de documentos em prateleiras e móveis de arquivo (ou em toda a sua mesa!) e a "nova" forma de armazená-los digitalmente. A capacidade de armazenamento de documentos digitais numa única localização central, é de longe a melhor opção. Utilizando a função de pesquisa, o utilizador pode aceder a qualquer arquivo - novo ou antigo - em segundos, em vez de ter de pesquisar através de potencialmente milhares de pastas para localizar o arquivo. Quando o arquivo for encontrado, é fácil partilhar o ficheiro com outros membros da equipa ou enviar um email para um cliente. Todo o processo é simplificado.

Nº3 - Integridade de Dados e Armazenamento Seguro de Ficheiros

Um bom software online de gestão documental, tal como o software de colaboração Ap4 Project Managers, possui diversas camadas de segurança para manter os dados pessoais da sua empresa em segurança apertada. Com uma equipa de técnicos informáticos a tempo inteiro e múltiplas funcionalidades de segurança, o software online de gestão documental é uma das opções mais seguras disponíveis para qualquer empresa. Na maioria dos casos, é ainda mais seguro que o armazenamento local de documentos e de dados. Além disso, os seus dados estão protegidos contra falhas do servidor ou faltas de energia, porque existem medidas de backup para proteger contra esses tipos de falhas.